As planilhas são um instrumento básico de gestão de frotas, como destacamos logo no início do texto.
Mas isso não significa que não haja vantagens no seu uso.
A principal delas é que se trata de uma ferramenta de controle sempre disponível para quem se dispõe a construí-la.
Elas podem sair de graça, embora você possa fazer o download de modelos pagos.
De qualquer forma, uma planilha para controle de frota só será útil se for elaborada para atender às necessidades específica da sua operação.
Para isso, você precisa conhecer que conteúdos, fórmulas e outras funções serão utilizados.
É disso que vamos tratar a sequência.
Acompanhe!
O que a planilha deve conter
O primeiro passo para criar sua planilha de controle de frota é relacionar os dados que ela deverá conter e de que forma eles serão tratados.
Aqui, mostraremos como fazer uma planilha funcional, na qual você poderá inserir os dados indispensáveis para se manter no controle.
Por isso, sinta-se livre para inserir novas funções, fórmulas e macros para fazer da sua planilha um instrumento ainda mais completo.
Como referência, usaremos as planilhas Google, que funcionam de forma quase idêntica às do programa Microsoft Excel.
Portanto, se você usar outro tipo de planilha, pode ser que comandos e fórmulas sejam ligeiramente diferentes.
Vamos ver, então, por onde começar a construção da sua planilha.
- Cadastro de veículos
Na primeira aba, você deverá construir o cadastro dos seus veículos, desde os operacionais àqueles de uso administrativo.
- Modelo
- Placa
- Ano de fabricação
- Data da última revisão
- Motorista responsável (se houver um).
2. Cadastro de motoristas
Cuidar de frotas implica gerir a mão de obra.
Afinal, embora os veículos autônomos até existam, eles ainda não estão preparados para uso no transporte de cargas e de passageiros.
Em relação aos motoristas, é preciso destacar algumas particularidades ao controlar suas rotinas.
Uma diz respeito ao comportamento ao volante, cujo sinal negativo é a incidência de multas e de acidentes de trânsito.
Outra é o estilo de conduzir.
Pode até não parecer, mas esse último aspecto é um dos mais relevantes quando se trata de reduzir custos, especialmente com combustíveis e manutenção.
Aceleradas e freadas bruscas, trocas de marcha precipitadas, dentre outras formas equivocadas de guiar um veículo podem aumentar seus gastos.
Por outro lado, como verificar se um motorista está de fato dirigindo bem?
Não dá para colocar uma pessoa ao seu lado o tempo todo para fiscalizar, até porque não é assim que se avalia o estilo de condução.
É aí que o monitoramento, mais uma vez, desponta como o único recurso capaz de gerar resultados.
Somente com essa tecnologia, sua empresa se habilita a medir com precisão o estilo de condução dos seus profissionais.
Depois disso tudo, você pode compreender melhor porque um cadastro de motoristas é tão importante quanto o de veículos.
Nele, além de dados cadastrais como nome, idade e categoria da CNH, você pode agregar os dados gerados pelo seu software e ter um registro adicional do estilo de condução deles.
E se sua empresa não conta com um software, esse cadastro se torna ainda mais importante, já que é por ele que você controlará quem está ativo ou não.
Também poderá saber, em caso de uma eventualidade, que motorista está dirigindo um certo veículo.
3. Custos
Você viu há alguns tópicos que não tem como uma frota gerar resultados sem que a empresa dê conta dos seus custos.
Esses custos se dividem em dois tipos: os fixos e os variáveis.
Listá-los corretamente é fundamental para que uma planilha de controle de frota cumpra a sua função.
Os tipos de custos mais recorrentes em frotas gerenciais são:
- Custos fixos
- IPVA/DPVAT
- Depreciação
- Seguro de carga e de vida (para quem transporta passageiros, principalmente)
- Salários
- Custos variáveis
- Manutenção
- Horas extras
- Diárias
- Ajudantes
- Multas
- Combustível
Distribua cada custo em colunas, nas quais você pode lançar os valores gastos mensalmente ou por dia.
Lembre que, quanto mais detalhados forem esses custos, mais preciso será o seu controle.
4. Fornecedores
Empresas que operam no transporte de cargas e passageiros normalmente trabalham com fornecedores de peças, lubrificantes, material de escritório, dentre outros itens.
Nesse aspecto, cabe ressaltar que uma boa gestão de fornecedores também é importante para registrar maior lucratividade.
Isso porque um parceiro que fornece produtos melhores a preços menores ajuda diretamente a aumentar a sua margem de lucro.
Em alguns casos, é essa gestão que acaba sendo o “segredo do sucesso” para algumas empresas.
Afinal, os fornecedores atuam no chamado “back office” ou seja, no lado do negócio que ninguém mais vê a não ser os gestores.
Considerando tamanha relevância, não se pode descuidar do controle dos fluxos de fornecimento em sua empresa.
Registre-os por nome, CNPJ, data da última entrega e data do início da parceria.
Acrescente aos dados de registro os custos gerados por cada um.
Assim, em breve, você terá uma linha do tempo, podendo avaliar se a parceria está saindo cara ou se compensa financeiramente.
5. Prestadores de serviços
Da mesma forma que precisa de fornecedores para atender às demandas internas, empresas de transporte também contam com prestadores de serviços.
Essa prestação pode ser na forma de serviços terceirizados, contratados por projeto ou avulsa.
O serviço de limpeza é um bom exemplo disso, embora seja possível terceirizar até mesmo a atividade fim.
Portanto, todo e qualquer serviço prestado para sua empresa deve também ser registrado na planilha de controle de frota, já que gera custos.
6. Receitas
A missão de uma empresa de transporte é conduzir pessoas ou bens de um ponto a outro, se considerarmos apenas a natureza da sua atividade.
Para que esse compromisso seja cumprido, o negócio precisa registrar lucro, sem o qual se tornaria inviável continuar as atividades.
Logo, em uma planilha de controle de frota, não pode faltar uma aba dedicada ao registro das receitas que a empresa gera.
Confrontando-as com os custos, você terá uma visão mais clara dos seus resultados, no curto e no longo prazo.
Com o tempo, terá um repositório de dados no qual poderá basear as suas decisões.
Digamos que, em abril de 2021 você venha a constatar que teve mais despesas com fornecedores do que no mesmo mês em 2020.
A sua planilha poderá revelar onde esse gasto a mais aconteceu, dando subsídios para você saber se deve mudar de parceiro de negócios ou buscar reduzir os preços, entre outras ações possíveis.
